Sua empresa já tem certificado digital MEI? Provavelmente, ao acessar o portal do Simples Nacional, você já deve ter se deparado com a opção de acessar os serviços oferecidos usando o certificado digital, ao invés da chave de acesso.
Mas o que é esse certificado digital MEI? Para que ele serve e como emiti-lo? Nesse artigo ,vamos falar tudo sobre o assunto e acabar de vez com todas as suas dúvidas sobre certificado digital.
O que é certificado digital?
O certificado digital é uma espécie de identidade digital e assinatura eletrônica de uma pessoa ou empresa. Com ele, é possível realizar diversas transações online de forma mais prática e segura, além de possibilitar a autenticação de documentos, conferindo-lhe validade jurídica e fiscal.
Um MEI pode se valer do certificado digital em diversas áreas, tais como:
- assinatura de documentos em pdf, inclusive contratos, sem a necessidade do reconhecimento de firma em cartório já que com a certificação digital, uma assinatura possui o mesmo valor jurídico que uma assinatura manuscrita
- emissão de nota fiscal eletrônica
- envio de declarações de internet
- acesso aos serviços do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, o e-CAC da Receita Federal
- acesso ao e-Social, se a MEI possuir um funcionário, para tratar de questões relativas a contribuições previdenciárias, pagamentos, acidente de trabalho e aviso prévio, quando for o caso.
- acesso ao ComprasNet, o portal do governo federal através do qual as empresas podem participar de licitações
- além disso, transações financeiras com o uso do certificado digital são bem mais seguras e o seu uso evita idas desnecessárias ao banco, trazendo mais agilidade e autonomia à gestão do seu negócio.
Por tudo isso, o certificado digital MEI, além de trazer agilidade e segurança aos processos empresariais, também é uma opção sustentável, ao reduzir consideravelmente deslocamentos e a impressão desnecessária de papel.
Apesar das inúmeras vantagens, é preciso deixar claro que o MEI não é obrigada a possuir um certificado digital, ao contrário de outras empresas não optantes do Simples Nacional.
Tipos de Certificado Digital MEI
Existem diferentes tipos de certificado digital que um MEI pode tirar.
- A1: o certificado digital A1 é um software que é instalado em um computador e possui validade de 1 ano.
- A3: o A3, ao invés de ser instalado no computador, como o modelo anterior, é instalado em um meio físico, como um cartão ou um token, que é como se fosse um pendrive, ou até mesmo na nuvem. Para usar esse tipo de certificado, a pessoa vai precisar conectá-lo ao computador e, em seguida, digitar uma senha criada previamente. Nesse caso, a validade varia de 1 a 5 anos.
Além dos certificados do tipo A, quem é MEI pode ter também os certificados digitais específicos, tais como:
- e-MEI: é uma identidade digital específica para quem é MEI e permite o fluxo de informações junto à Receita Federal, bem como a assinatura de contratos com validade jurídica.
- e-CNPJ: esse é outro tipo de certificado digital que é atrelado ao CNPJ da empresa, através do qual é possível o cumprimento das obrigações fiscais do negócio. Ele deve ser usado pelo representante legal da empresa, ou seja, o próprio microempreendedor individual ou um procurador nomeado por ele.
- e-CPF: tal qual o CNPJ, o empreendedor pode ter um certificado digital associado ao seu CPF para que ele possa, além da assinatura de documentos, acessar o e-Social
- NF-e: o NF-e é um certificado digital criado para permitir que a empresa emita notas fiscais eletrônicas. Diferente do e-CNPJ, que deve ser usado pelo responsável legal da empresa, o NF-e pode ser atribuído a um funcionário, que seja responsável pela emissão das notas fiscais da MEI.
Como obter o Certificado Digital MEI
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação é o órgão responsável por credenciar as empresas que podem emitir certificados digitais, assim como é o validador de conformidade do padrão das assinaturas digitais brasileiras.
Então, se você deseja obter um certificado digital MEI, você precisará contratar uma unidade certificadora. O primeiro passo é entrar no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, o ITI, para conhecer as certificadoras habilitadas pelo órgão a oferecer certificado digital MEI.
Após escolher uma certificadora, você deve escolher o tipo de certificado digital que deseja, ou seja, o tipo A1 ou A3.
Em seguida, você seguirá o passo a passo orientado pela empresa certificadora. Cada empresa possui os seus diferentes preços e planos de pagamento, bem como os processos necessários para a contratação do serviço.
Mas, de modo geral, você será orientado a apresentar uma lista de documentos e fazer um cadastro biométrico, com coleta de digitais e fotografia, em uma data agendada previamente junto à certificadora. Essa fase precisa necessariamente ser presencial, a menos que o microempreendedor já possua outro certificado digital em seu nome, emitido pela mesma unidade certificadora. Nesse caso, essa etapa poderá ser realizada através de videoconferência.
Os documentos, apesar de poderem variar de empresa para empresa, devem incluir:
- Certificado da Condição do Microempreendedor Individual (CCMEI);
- Documento de Identificação do microempreendedor, que pode ser a Carteira Nacional de Habilitação ou a carteira de Identidade;
- o cartão de CNPJ da empresa, que precisa ter sido emitido no máximo em até três meses antes da data da validação do certificado.
Depois da reunião presencial, é só aguardar a validação do processo e começar a usar o seu certificado digital MEI.
A empresa certificadora passará as devidas instruções para a instalação do software, caso você tenha optado pelo modelo A1, ou utilização do token, no modelo A3.
Uma vez certificado digital MEI obtido, é importante ficar atento ao prazo de validade do mesmo, para não perder as vantagens que ele oferece.
