Plano de ação 5W2H: Como utilizar durante a crise?

Estamos vivendo um momento complicado, a crise do COVID-19 está deixando muitas empresas em uma situação delicada. Por isso é importante que as empresas planejem e se preparem para a pior das situações, pois o cenário atual pode piorar bastante.



Por conta disso, é importante criar um plano de ação para sua empresa durante a crise, utilizando ferramentas de gestão. Hoje vamos explicar sobre a ferramenta de plano de ação 5W2H e ensinar como aplicá-la no seu negócio.

A ferramenta 5W2H, como o próprio nome sugere, trata-se de cinco palavras em inglês que começam com a letra W e duas, também em inglês, que começam com a letra H.

Os 5 W:



    • What? (O que?)

      O que será feito? Qual é a ação planejada? Que medidas serão tomadas?

    • Why? (Por quê?)

      Por que será feito? Por que é necessária esta ação? Por que foi definida esta ação? Qual é o resultado esperado?

    • Who? (Quem?)

      Por quem será feita? Quem é o responsável pela conduta dessa ação?



  • Where? (Onde?)

    Onde será feito? Onde será desenvolvida a ação? Qual é o escopo da ação?

  • When? (Quando?)

    Quando será feita? Quando esta ação será implementada? É importante definir um prazo para a implementação desta ação.



Os 2 H:

    • How? (Como?)

      Como será feito? Como implementar esta ação? Quais são os passos a serem tomados?

    • How much? (Quanto custa?)

      Quando irá custar? Quanto será gasto? Quanto é o investimento necessário?



Como funciona o Plano de ação 5W2H?

O modelo de plano de ação 5W2H é muito utilizado por gestores é bem difundido nos círculos acadêmicos. A ferramenta é usada no planejamento e acompanhamento de uma tarefa ou solução particular.

O 5W2H nada mais é do que um mapeamento de atividades que deverão ser realizadas e nele ficará estabelecido o que será feito, onde será feito, por que será feito, quem fará, quando será feito, como será feito e quanto irá custar, como já foi explicado acima.



Como é um processo que tudo fica estabelecido por escrito, no caso de aparecer algum tipo de dúvida, ela pode ser discutida e ajustada com o conhecimento dos colaboradores e por isso é uma ferramenta extremamente útil por eliminar dúvidas sobre um processo ou atividade. Nesse quesito, o plano de ação 5W2H é excelente, pois a realização de atividades sem dúvidas agiliza significativamente o processo de produção ou de outras atividades que serão desenvolvidas.



Como melhorar o Sistema de Gestão da sua empresa com a ferramenta 5W2H?

Um plano de ação 5W2H pode ser implementado em qualquer setor da empresa e para resolver os mais variados problemas. Veja abaixo um passo a passo para auxiliar o gestor a executar o plano de ação 5W2H em sua empresa.

Passo 1: Preparar o plano de ação 5W2H:

Para preparar um plano de ação 5W2H, deve-se informar e envolver todos os colaboradores da empresa sobre o problema que deverá ser solucionado.



Exemplo:

Por conta da pandemia do coronavírus e devido aos decretos relacionados ao fechamento dos comércios, as empresas estão precisando readaptar os seus modelos de negócios para conseguir pagar seus compromissos mensais em dia. Nessa readaptação é preciso reduzir custos e procurar novos meios de faturar. Para ter um resultado positivo, é preciso que todos os colaboradores estejam cientes e dispostos a enfrentarem essa situação.

 

Passo 2: Fazer um Brainstormig – coletar ideias de todos os colaboradores

 Brainstonrming é uma técnica que deve ser usada em grupo para a solução de problemas. Esta técnica envolve a contribuição espontânea de ideias por parte de todos os membros do grupo.



É necessário buscar outras fontes de ideias e opiniões. Novas ideias sempre são construtivas e fornecem uma visão mais ampla do problema e suas respectivas soluções. É importante que o gestor do plano de ação:

  • Encoraje cada membro a apresentar quaisquer ideias que ache importante (mesmo que pareçam incomuns ou sem fundamentos);
  • Evite criticar e fazer avaliações ou julgamentos das contribuições, antes do final da sessão.

Exemplo:



Continuando no exemplo da empresa que está tendo dificuldades por conta da crise do coronavírus, com o brainstonrming, o gestor irá descobrir vários pontos na empresa que estão sendo foco de desperdícios, como o caso de energia elétrica, água, taxas e juros bancários. Além disso é preciso analisar todos os custos atuais da empresa e tentar reduzi-los ao máximo. Neste cenário, os colaboradores darão opiniões diversificadas sobre como este problema poderá ser resolvido.

 

Passo 3: Fazer um quadro e selecionar as melhores ideias com suas respectivas soluções.

Após anotar e levar em conta todas as ideias dadas, o gestor deve montar um quadro para observar e selecionar as melhores e principais ideias dadas.



No caso da empresa do exemplo, os colaboradores deram várias ideias de pontos de desperdícios e de soluções para redução de custos. Basta que o gestor selecione as ideias viáveis quanto a custo, prazo e mão-de-obra.

 

Passo 4: Crie uma tabela ou Planilha.



Agora é o momento de criar uma tabela ou planilha 5W2H (como no exemplo abaixo) e responder todas as sete perguntas para cada ação que deseja implementar em sua empresa.

Passo 5: Criar uma coluna de Status.

Assim que o for estipulado os prazos para cada ação ser realizada, pode-se criar junto com a planilha uma coluna de STATUS, informando como está o andamento de cada tarefa, se está concluída, em andamento ou atrasada.

Por exemplo:

 

Passo 6: Acompanhar o plano de ação.

É de grande importância um acompanhamento do plano de ação e uma participação efetiva de toda a equipe. Para o 5W2H funcionar e gerar resultados deve-se ter disciplina para que todas as tarefas sejam feitas no prazo estipulado com a qualidade desejada.

 

Cuidado!



  • É importante lembrar sempre que antes de utilizar o 5W2H, deve-se ter certeza de que as ações não terão efeitos negativos para empresa, pois caso isso aconteça, terão que ser realizadas mais ações para eliminar problemas que deveriam ser soluções.

 

    • É necessário propor diversas soluções para cada problema que deve ser eliminado, verificar os custos e ter certeza de que as soluções serão realmente eficazes.



 

    • As ações devem ser implementadas sobre as causas do problema e não sobre os seus efeitos.



 

A ferramenta de plano de ação 5W2H é extremamente fácil de ser implementada nos negócios e traz os mais variados benefícios para os gestores e para as empresas, por isso é essencial utilizá-la nesse momento de crise. É uma simples ferramenta que se utilizada da forma correta só fornecerá ganhos para a rotina empresarial. Essa eficaz técnica irá auxiliar gestores da empresa na solução de problemas, na elaboração de planos e na tomada de decisões para prevenir ou corrigir problemas.