O home office consiste na prática que possibilita que os funcionários exerçam suas atividades fora do escritório, seja de maneira permanente ou em dias específicos.
Apesar de ser uma realidade muito comum para alguns negócios, especialmente fora do Brasil, nem todos sabem como adaptar esse modelo de trabalho nas suas empresas.
No entanto, para que esse tipo de atuação seja realmente produtiva é necessário ter uma ótima gestão a distância, com regras bem estabelecidas e comunicação aberta.
Sendo assim, para lhe ajudar, veja algumas dicas importantes de como adaptar a sua empresa para o home office.
Defina as tarefas e os processos
Para começar você precisa definir as tarefas e os processos da melhor forma possível.
Para isso, será necessário levar em consideração as competências de cada um dos funcionários, bem como as necessidades dos seus clientes.
Dessa forma, será possível saber qual é o melhor colaborador para cada uma das demandas, o que garante que o trabalho seja cumprido da melhor maneira.
Obviamente que para a delegação de trabalhos é fundamental que a comunicação esteja sempre presente.
Além disso, você deve, obrigatoriamente, realizar o acompanhamento de forma contínua das demandas.
Portanto, isso garante que as tarefas e processos sejam realizados e que todos compreenderam com clareza o que foi solicitado.
Comunique as expectativas e regras
Além de definir as tarefas e processos, você ainda deve comunicar as expectativas e regras para todos, deixando claro como as interações irão acontecer.
Assim, determine as linhas de prestação de contas das metas que foram estabelecidas para o projeto, o que pode ocorrer através de revisões semanais, mensais, etc
Inclusive, se assegure de que as métricas utilizadas são justas e compatíveis com o que você solicitou.
Estimule as perguntas
Ser muito direto ou sucinto na hora da comunicação sobre as tarefas pode acabar sendo um problema.
Contudo, realizar descrições completas sobre a demandas nem sempre é suficiente.
Sendo assim, espera-se que a empresa seja capaz de estimular as perguntas dos seus colaboradores, exatamente como forma de diminuir os possíveis erros, imprevistos e desentendimentos.
Isto posto, é fundamental que você incentive uma boa comunicação entre a sua equipe.
Logo, dê liberdade para que todos os envolvidos falem sobre as suas dúvidas e opiniões.
Estabeleça prazos e atenção aos horários
Outro aspecto que deve ser levado em consideração para adaptar a sua empresa para home office são os prazos.
Então, nesse tipo de cenário, você precisa ser gentil e consciente na definição das datas de entregas das demandas.
Por exemplo, considere a complexidade do projeto na hora de definir o prazo.
Além disso, é possível montar uma espécie de cronograma dividido em etapas para administrar melhor o tempo.
Desse modo, você faz o acompanhamento em tempo real da evolução do trabalho e do tempo gasto em cada uma das atividades.
É essencial que o cronograma seja seguido conforme o planejado, mas evite ter uma postura dura demais ou até mesmo autoritária com a sua equipe.
Dentro desse contexto, a abordagem mais coerente e sensata é a de questionar sobre o tempo que os funcionários precisam para finalizar o que lhes foi solicitado.
No mais, se atente aos horários em que irá se comunicar com os colaboradores, seja por mensagem ou vídeo chamada, respeitando as pausas e momentos de descanso.
Faça reuniões periódicas
As reuniões são fundamentais para melhor adaptação da empresa para o trabalho remoto, pois elas permitem que seja feito o acompanhamento das tarefas e evolução das mesmas.
No geral, o recomendado é que esse “encontro” aconteça através de videoconferência, onde o objetivo é:
- Promover um bom diálogo;
- Apresentar as atualizações referentes aos resultados;
- Fortalecer as relações de trabalho;
- Conhecer as dificuldades da equipe;
- Analisar o desempenho e fornecer o feedback necessário.
Sem sombra de dúvidas, tudo isso vai contribuir para uma melhor produtividade de todos.
Deixe que a equipe se sinta parte de um todo
A distância no trabalho remoto pode criar um sentimento de isolamento em cada uma das pessoas da equipe.
Por conseguinte, você deve ter um cuidado especial com a forma que se comunica com seus colaboradores, se certificando de que não ocorram aborrecimentos dentro do time.
Além disso, busque se concentrar ao máximo no que todos os funcionários têm em comum, como o cumprimento dos objetivos da empresa, por exemplo.
No mais, entenda que, em muitos casos, o colaborador pode sentir que os seus esforços e ações não estão sendo notados.
Portanto, como forma de driblar isso, se assegure de que todos estão sendo reconhecidos pela empresa, oferecendo feedbacks individuais sempre que necessário.
Utilize softwares para gestão de trabalho remoto
A tecnologia é uma aliada muito forte para a melhor adaptação da empresa para o home office, já que ela otimiza vários processos.
Logo, com os recursos tecnológicos apropriados você vai:
- Encarregar tarefas;
- Fazer o acompanhamento da execução dos projetos;
- Tornar a comunicação centralizada;
- Fornecer feedbacks
- Realizar compartilhamento de informações.
Dentro dessa realidade, fazer uso de softwares é uma solução inteligente para o gerenciamento da sua equipe a distância.
O bom é que existem diversas ferramentas à disposição, basta que você opte por aquela que seja mais adequada para as necessidades da sua empresa.
Forneça as ferramentas tecnológicas necessárias para o trabalho
Para adaptar o home office a realidade da sua empresa ainda é importante que você forneça as ferramentas tecnológicas necessárias para que o trabalho seja executado.
Por esse motivo, os colaboradores devem ter acesso de maneira integral à toda a estrutura de TI que, especialmente nesse caso, precisa ser de primeira.
Portanto, isso inclui:
- Conexão rápida;
- Solução de Virtual Private Network (VPN);
- Ferramentas;
- Aplicativos;
- Telefonia.
Assim, tendo acesso as ferramentas eficientes, o trabalho vai ser mais produtivo e otimizado.
Faça o controle de ponto
Para adaptar a sua empresa para o home office ainda é essencial que você não se esqueça de ter o controle de ponto.
Dessa maneira, se torna possível fazer o acompanhamento do tempo de trabalho de cada colaborador, que se trata de um aspecto que afeta a produtividade e os resultados.
Afinal de contas, é preciso ter a garantia de que todos os colaboradores estão cumprindo as demandas, sendo capaz de até mesmo avaliar o desempenho de cada.
Então, para fazer o controle de ponto, a utilização de softwares que registram quando o usuário realiza o login e logoff tende a ser a melhor saída.
Garanta a segurança da informação dos dados da empresa
Outro ponto importante que é fundamental se atentar para adaptar a empresa ao home office é a segurança das informações.
Isto porque, será necessário fornecer aos colaboradores acesso remoto a dados que são importantes.
Por conseguinte, há o risco de vazamentos de informações confidenciais.
Sendo assim, é essencial adotar medidas para preservar as informações da empresa, bem como as dos clientes.
Nesse sentido, a recomendação é fazer uso de ferramentas que trazem segurança no acesso e troca de dados, como:
- Conexões seguras;
- Criptografia de dados;
- Controle dos dispositivos utilizados home office;
- Proxy/Firewall para barrar o acesso;
- Proteção contra códigos estranhos e maliciosos.
Conclusão
Adaptar a empresa ao home office é extremamente vantajoso, pois além da redução de custos e otimização de tarefas, os colaboradores se sentem agraciados por poderem trabalhar de maneira remota. Entretanto, para que o processo se torne mais eficiente e benéfico, é importante adotar as recomendações que foram mencionadas acima.